אחד הצעדים הראשונים אותם יש לעשות כאשר באים להקים עסק חדש זוהי בניית תוכנית עסקית.
כאשר באים לפתוח עסק ישנה אי וודאות רבה וחובה להתכונן עם תשובות מגובשות על כל שאלה. יש לחשוב היטב על רעיונות ועל דרכי פעולה – איך וכיצד לנהל את העסק החדש אותו מבקשים לפתוח.
הדבר הכי נכון הוא לגבש תוכנית עסקית מקיפה כדי לסמן על הכיוון של העסק ולקבוע את דרכי הפעולה וזאת על מנת שהעסק אכן ישגשג ויצליח להגיע רחוק.
התוכנית העסקית היא תוכנית גדולה ומורכבת שאמורה לכלול נושאים רבים וחשובים. כמו למשל – כמה כסף להשקיע בעסק? איך לתמחר את השירות או את המוצר? מי ינהל את העסק בפועל? איך אפשר יהיה לגייס כוח אדם שיהיה יעיל ואיכותי לעסק? איך אפשר יהיה לגייס לקוחות חדשים לעסק? מה יהיה המיקום הכי מוצלח לעסק? שאלות אלו ועוד אמורים לעלות וצריך לדון בכל אחת מהן בצורה מאוד מעמיקה ומושכלת. רק כך אפשר יהיה לצאת בסופו של דבר לדרך בטוחה ומוצלחת עבור העסק.
מה זה תכנית עסקית?
אז הבנו כי לקראת פתיחת העסק יש הרבה מאוד עבודה מקדימה. אפשר לומר שהתכנון הנכון של העסק זה מה שיבטיח בסופו של דבר את הצלחת העסק על כל המשתמע מכך. כי תכנית עסקית היא למעשה המסגרת של העסק אשר עליה בונים ומבססים את כל היעדים של העסק, הן קצרי הטווח והן ארוכי הטווח. התוכנית העסקית למעשה אמורה להיות מסמך מסודר ומפורט כאשר על בסיסו יוכלו משקיעים פרטיים להגיע להחלטה האם אכן שווה להם להשקיע בעסק הזה או לא. כך גם יוכלו מוסדות פיננסיים לבחון את התוכנית שלכם כאשר תגיעו לבקש מהם הלוואה.
הנושאים הנידונים בתוכנית העסקית
למעשה כאשר מדובר בנושא של בניית תכנית עסקית יש כמה וכמה נושאים אשר עליהם יש לתת את הדעת על מנת שאפשר יהיה להפחית סיכונים וכתוצאה מזה גם להעלות את סיכויי ההצלחה של העסק במידה משמעותית. למעשה אפשר לומר כי תכנית עסקית מתחלקת לשלושה חלקים עיקריים:
- כספים
- שיווק
- ניהול ומכירות
כספים –
כל הנושא של ניהול הכספים בחברה או בבית עסק חייב להיות מתוכנן בפרוטרוט מראש. ממש כמו שכל אחד מבין שאת משק הבית חייבים לתכנן היטב, הרי שגם הנושא של ניהול ההוצאות מול ההכנסות של העסק חייב גם כן להיות מתוכנן היטב.
כל הנושא של הכספים כולל כמה וכמה נקודות חשובות.
- תזרים המזומנים – כשאנחנו מדברים על תזרים מזומנים אנחנו מדברים למעשה על חישוב של ההכנסות מול ההוצאות שיש לעסק. הכנסות זה כמובן הכסף שנכנס ממחזור המכירות של העסק לעומת ההוצאות שהן נגזרות מהעלויות השוטפות שיש לעסק. זה כולל את דמי השכירות, את תשלומי הארנונה, עלויות החשמל, המים, התקשורת, התשלומים לספקים, עלויות של רכבים ושל מימון וכן הלאה.
תזרים המזומנים למעשה מאפשר את המעקב אחר ההתנהלות של העסק כאשר יש כל הזמן שליטה על כך שלא תהיה חריגה ממסגרת האשראי בבנק. זאת על מנת למנוע חזרה של צ'קים, הורדת דירוג האשראי על ידי הבנק וכל מה שיגרום לקריסה של העסק חלילה.
- דו"ח רווח והפסד –
בניית דו"ח של רווח והפסד עתידי כולל גם את הצפי של המכירות לעתיד הקרוב. אז ברור שלא קל להגיע לתכנון של המכירות העתידיות אך יחד עם זאת חשוב להיצמד לאינדיקציות שמאפשרות להגיע לאיזשהו צפי בדבר הרווחים העתידיים של העסק. בייחוד אם מדובר ברווחים שיהיו בתקופה הראשונה.
הדבר הזה חשוב ביותר בגלל שמצד אחד יש לעסק הרבה הוצאות אותם הוא מתחייב לשלם שזה כולל את שכר הדירה, החשמל, המשכורות לעובדים כלי רכב וכן הלאה. חשוב לבדוק ולדעת האם העסק אכן ירוויח או יפסיד וזה גם יוכל לסייע בביצוע פעולות שונות תוך כדי על מנת שלפר את התוצאות.
- השקעה ראשונית של העסק –
כל מי שרוצה לפתוח עסק יודע שהוא יהיה חייב להשקיע את הסכום הראשוני. ההשקעה הראשונית היא מחויבת המציאות. מדובר גם במיתוג של העסק, בהקמת אתר מיוחד לעסק, פרסום של העסק ועוד לא דברנו על ההשקעה בעסק עצמו. זה כולל שכירות של מקום עבור העסק, קניית רהיטים, רכישת סחורה וכן הלאה. בפרק הזה בו אנחנו עוסקים בחלק הזה של הכספים של העסק, חשוב לוודא כי יש בידינו את כל הסכום הנדרש לצורך הקמת העסק וכי הוא יספיק לאורך זמן.
מכירות ושיווק של העסק –
כל מי שפותח עסק שואף כמובן שהוא יכניס הרבה כסף. המשימה המרכזית בדרך כלל היא גיוס של לקוחות חדים לעסק. את זה אפשר לעשות במגוון דרכים או פעילויות שונות. כמו למשל פרסום באמצעי המדיה השונים, כמו אינטרנט,, פייסבוק, רדיו, פליירים, עיתונות וכן הלאה. בלי פרסום הלקוחות לא ידעו כלל על קיומו של העסק וכך גם אי אפשר לשלוט כלל ההוצאות אליהם העסק התחייב.
יש נושא חשוב נוסף שזהו התמחור של השירות או של המוצר אותו מבקש העסק לשווק.
אם נתמחר את המוצרים או את השירות שלנו במחיר יקר מידי, לא יהיו הרבה לקוחות שייקנו. אם נתמחר את המוצרים במחירים נמוכים יהיו כמובן יותר לקוחות שייקנו אך העסק לא ירוויח מספיק לצורך כיסוי ההוצאות ומה שיקרה בסופו של דבר זה שהעסק פשוט יפסיד הרבה מאוד כסף. ברגע שיש תוכנית עסקית מתקבל מענה מדויק הן לגבי כמות המוצרים אותם אנחנו נרצה למכור והן לגבי המחיר שלהם.
ניהול –
אפשר לדמות עסק חדש לספינה שמפליגה לדרכה ויוצאת מהמל לכיוון הים הגדול. כמו בכל ספינה גם כאן יש את הקברניט שעומד על גשר הפיקוד אשר כל תפקידו הוא לנהל את הצוות של הספינה ולדאוג לניווט שלה אל היעד הסופי בצורה מוצלחת. אם אין קברניט הספינה לא יכולה להגיע אל יעדה ועל כן היא גם עלולה לעלות על שרטון או לטבוע.
אל תתנו לעסק להתנהל! נהלו אותו!
חשוב לזכור. את העסק אמור המנהל לנהל ולא הלקוחות. גם לא הספקים, גם לא העובדים ולמעשה אף אחד אחר. תוכנית עסקית היא בעצם מתווה שקובע מה יהיו נהלי העבודה, מה יהיה המבנה הארגוני הנכון וכך גם מה יהיו חלקות הסמכויות וחלוקת התפקידים וזאת כדי שהעסק החדש יוכל לעבוד ולתפקד היטב כמכונה משומנת.
תוכנית עסקית מעשית תכלול גם את חלוקת התפקידים הברורה כמו גם את הסמכויות הברורות כשאר התוכנית כוללת פירוט ברור של מי יעשה מה, איך ייעשו הדברים וכך גם מתי ייעשו הדברים. זה כולל גם את ההחלטה מה תהיה תחום האחריות של כל אחד מהעובדים כמו גם מה יהיה תחום האחריות של כל העובדים בצוות של העסק החדש. כך גם ייקבעו ייעדי המכירה וכל דרכי הפעולה לצורך השגה ממוקדת של המטרה כדי שהוא יהפוך להיות עסק מצליח ורווחי.
החשיבות של התוכנית העסקית
תוכנית עסקית נועדה למעשה לאפשר לעסק הקטן כמו גם לחברות הגדולות להגיע לניתוח מקצועי של הארגון, פועלו וכל המטרות שלו. הבדיקה הזו נועדה למעשה כדי לבדוק את הכדאיות הכלכלית של כל המשימות אשר עומדות למעשה על הפרק. בנוסף על כל זה יש את התכנון ואת המתווה של החזון ושל כל האסטרטגיה עבור החברה.
ישנו יתרון נוסף להכנת התוכנית העסקית. זוהי יצירת ניתוח מקצועי של החברה אשר זו מאפשרת את הצגת העסק מול משקיעים פוטנציאליים. כך שלמעשה על מנת שאפשר יהיה לגייס הון בצורה הכי יעילה יהיה על העסק להציג תמונה ברורה על היעדים תוך סקירה של המוצר, של השוק, של המתחרים כמו גם נתונים על מכירות ועוד פרמטרים נוספים.
איך בונים את התוכנית העסקית?
כאמור כוללת התוכנית העסקית מספר נקודות עיקריות. נפרט פה עוד נתונים חשובים עליהם יש לתת את הדעת וגם לפרט עליהם בתוכנית העסקית.
- תקציר מנהלים – זה כולל רקע כללי על החברה כמו גם פירוט על אודות הנהלת החברה תוך קבלת מידע על מטרות העסק.
- סקירה של השוק אשר בו החברה או העסק מבקשים לפעול תוך מידע מפורט על כל המטרות של העסק.
- פירוט של המוצרים או השירותים אותם החברה משווקת או מוכרת לצד תוכניות ורעיונות עתידיים אשר נמצאים על הפרק.
- הנכסים של החברה.
- נתונים קיימים על היקפי המכירות.
- תחזיות פיננסיות.
חשוב לזכור כי כל המבנה הזה של התוכנית העסקית אותה מציגים בפני המשקיעים הינה שונה לחלוטין הן מבחינת המבנה והן מבחינת התוכן מכל תוכנית עסקית אותה מכינים רק לצורך המטרות הפנימיות. התוכנית הזו גם תהיה שונה מהתוכנית שמוצגת לצורך גיוס הלוואות מול הבנקים. באופן כללי התוכנית לגיוס מהמשקיעים תכלול בעיקר את תקציר המנהלים לעומת תוכנית פנימית אשר בה אין כל צורך להיכנס לפרטים על אודות החברה או ההנהלה.
כך מכינים את התוכנית העסקית
לכל עסק יש את התוכנית העסקית שלו. התוכנית נבנית על פי האסטרטגיות שנקבעו עבור בית העסק כמו גם בהתאם למוצרים שנמכרים בבית העסק. מעבר לכך יש עוד נתונים נוספים אשר בהם יש להתחשב. מסיבה זו לא כדאי אף פעם לתכנן את התוכנית העסקית באופן עצמאי רק מתוך התבססות על דוגמאות של תוכניות עסקיות דומות.
במסגרת המסמך של תוכנית עסקית עורכים ניתוחים פיננסיים כאשר על בסיס התוצאות מסיקים את המסקנות הרלוונטיות לגבי העתיד של בית העסק. מהסיבה הזו חשוב להיעזר בשירות של יועץ עסקי מקצועי על מנת שהתוכנית תיבנה בעזרת אנשי מקצוע כלכלנים שיש להם את המומחיות לצורך עריכת ניתוחים מהסוג הזה.
מרעננים את התוכנית העסקית
את התוכנית העסקית בונים על פי רוב בשלבים הראשונים של הקמת העסק. בניית התוכנית הראשונית כלל אינה מוכיחה כי המלאכה הושלמה. במהלך הזמן יהיה צורך לרענן את התוכנית, זאת כדי להתאים אותה למצב העדכני של התוכנית.
מתי תדעו שהגיע הזמן לרענן את התוכנית העסקית?
אז יש מספר מועדים אשר בהם יהיה צורך לערוך את העדכון. המועד הבולט והמוכר ביותר זה כאשר ישנם שינויים ארגוניים שונים בעסק. זה כולל שינויים במשאבי האנוש של העסק כנמו מספר העובדים במקום או בעלי התפקידים וההתמחות שלהם וכן הלאה. כך גם יש נקודות נוספות כמו שינויים פיננסיים שונים שיש בעסק כמו למשל היקף ההכנסות של העסק, היקפי ההון המגויס וכן שינויים סביבתיים כמו שינויים שנוצרו בהעדפות הלקוח או עלייה בתחרות וכן הלאה.
כללי ברזל לכל תוכנית עסקית
תוכנית עסקית חייבת להיות תפורה למידות של החברה או של העסק. זה מה שלמעשה מייעל את ההתמודדות ומעלה את סיכויי ההצלחה של העסק. כך גם מקטינים סיכונים של העסק.
אז כדי להגיע בסופו של דבר לתוכנית הכי נכונה והכי מותאמת חשוב להיצמד לכללי הברזל הבאים שהכנו עבורכם:
- הכינו מודל עסקי נכון שישקף את ההכנסות על פי כל התסריטים האפשריים וכמובן גם את ההוצאות הצפויות על פי כל תסריט אפשרי.
- השקיעו במנוע שיווק יעיל לצורך גיוס לקוחות חדשים.
- גבשו את נהלי העבודה תוך שאתם מגדירים את כל התפקידים וזאת על מנת שתצליחלו להקטין את ההוצאות ולשפר את השירות שאתם נותנים ללקוח.
- השקיעו במיתוג שיווקי איכותי וגבשו את הקונספט שלכם לדבר ברור וחד משמעי.
- דאגו שיהיו לכם אפשרויות מימון כמו גם יכולות אשראי כדי שתיטיבו לנהל בצורה נכונה את תזרים המזומנים וההתנהלות שלכם אף היא תהיה נכונה מול הבנקים.
- הכינו פירוט הכי מפורט שיכול להיות בו תמנו את כל השירותים של החברה שלכם וכן את תמחור המוצרים.
- ערכו סקר שוק מקיף שיכלול בתוכו הן את מפת המתחרים והן את הפוטנציאל שיש לשוק להציע.
פונים אל מומחים עם קבלות
כמו בכל תחום, גם כאן, אתם לא יכולים לתפור את התוכנית העסקית שלכם בצורה חובבנית. אתם לא יכולים להפקיד את העבודה בידי כל איש מקצוע שמציע לכם את הישרות. כי לפני הכול ואחרי הכול מדובר במשהו מאוד משמעותי ומאוד מהותי לכל מה שקשור לעסק שלכם. אפשר לומר שנידונים כאן שאלות של כמעט חיים או מוות של העסק. אתם משקיעים בפתיחה של העסק את כל מרצכם ואת כל המשאבים שלכם ולעיתים אפילו את כל החסכונות שלכם. אתם לא יכולים לעשות את זה בלי לשקול היטב את כל הצדדים שלכם. על כן, לפני שאתם בכלל קופצים למים, אתם חייבים לבדוק היטב שאתם אכן מגיעים אל הידיים הכי נכונות והכי מקצועיות. אתם לא יכולים להיות שפני ניסיון של אף אחד.
רק אם מצאתם את איש המקצוע או את החברה שיש להם כבר הוכחות וקבלות שאכן התוכניות העסקיות שלהם הצליחו להוכיח את עצמם היטב בשטח, אתם בהחלט יכולים להתקדם הלאה ולהוביל בעזרת החברה את העסק שלכם, למסלול הכי נכון עבורו.
לא צריך לטעות. אפשר ללמוד מטעויות של אחרים
כולנו מכירים את העסקים שנפתחו בקול תרועה רמה עם המון התרגשות וציפייה אך מהר מאוד הם התקפלו, סגרו את השערים ונשארו עם חובות עתק שספק אם יוכלו עד סוף ימיהם לשלם אותם.
אז בגלל שהביטחון הגבוה מידי והיהירות הגבוהה מצליחה להפיל כל כך הרבה אנשים וכל כך הרבה עסקים, אנחנו ממליצים לכם שתלמדו מהטעויות של אלו שקפצו למים בלי כלי חתירה נכונים. הם משלמים מחיר כבד עד היום. אם אתם לא רוצים שזה יקרה גם לכם, אל תחזרו על הטעויות שלהם. גם אם נראה לכם שאתם חכמים מהם, יודעים כבר הכול ומבינים בדיוק מה טוב או מה מתאים לכם.
בעזרת אנשי המקצוע תוכלו לסלול לעצמכם דרך הרבה יותר בטוחה, דרך הרבה יותר סלולה וכזו שתוביל אתכם אל שערי ההצלחה.
לסיכום, אם תלכו על תכנית עסקית שתהיה הכי מקצועית והכי יסודית, תוכלו בסופו של דבר להביא את העסק אל היעדים הרצויים והכי רווחיים. כך גם תוכלו לגייס הון מצד המשקיעים אשר בפניהם תציגו את התוכנית תוך שיפור המוניטין של העסק עד לאין ערוך.